Digitalizzazione e innovazione delle PA italiane: l’esperienza di Regione Puglia

La digitalizzazione della pubblica amministrazione in Italia avanza in modo disomogeneo, con progetti che si sviluppano a ritmi diversi tra amministrazioni centrali e locali. Una leva strategica importante è quella della reingegnerizzazione dei processi, in quanto ridisegnarli in ottica digital by design favorisce flussi di lavoro più snelli e la costruzione di un rapporto migliore con cittadini e imprese dei territori. In questo quadro, la Regione Puglia ha avviato un lavoro strutturato attraverso il suo Dipartimento per la Transizione al digitale, puntando su strumenti condivisi, dati aperti e formazione interna. Un percorso che offre spunti utili per comprendere come si stanno muovendo i territori. 

Digitalizzazione e innovazione delle pa italiane, stato dell’arte

Il tema è di attualità perché, come spiega Cosimo Elefante, direttore del Dipartimento per la Transizione al digitale, “a circa un anno e mezzo dalla chiusura del PNRR, le PA italiane iniziano a fare i primi bilanci. Molti i progetti avviati, sia come soggetti attuatori che sub-attuatori, e diversi di essi per una consistente quota della spesa complessiva proprio sulla Missione 1, Componente 1, cioè la Digitalizzazione della pubblica amministrazione”. 

Gran parte delle risorse, quindi, è stata investita “per aiutare le PA italiane a digitalizzare le proprie procedure, garantendo, allo stesso tempo, la sicurezza di infrastrutture, sistemi e strumenti, la tutela dei dati, anche personali, l’accessibilità, l’usabilità e la semplificazione dei servizi pubblici”, aggiunge Elefante.

Così in Puglia si punta su Digitalizzazione e innovazione delle PA italiane

Per capire come questi investimenti sono stati messi a terra è interessante approfondire l’esperienza di Regione Puglia. Racconta Elefante che “a partire dalla definizione delle linee di indirizzo per la riorganizzazione digitale dell’Amministrazione regionale con la Deliberazione numero 1219/2021, la Regione ha posto particolare attenzione alla graduale eliminazione delle procedure analogiche e miste, per digitalizzare e rendere semplici, veloci e e accessibili gli strumenti di interazione e dialogo tra l’amministrazione e i portatori di interessi”.

In questo contesto, “e priorità definite sono diventate, in seguito, veri e propri obiettivi realizzativi (OR) all’interno del Piano triennale di Riorganizzazione Digitale (PRD) 2022-2024 dell’Amministrazione regionale, con il quale la Regione Puglia, a partire dal 2022, ha avviato questo percorso. Molti i temi e progetti di forte impatto presenti nel Piano, che puntano a modificare radicalmente l’Amministrazione: dal sistema di supporto alle decisioni (DSS), al chatbot unico regionale; dall’anagrafica unica, interna ed esterna (degli stakeholders), alla mobilità come servizio (MaaS); dal Piano di sicurezza informatica, all’hub bandi e procedimenti”, prosegue il dirigente.

Tra tali progetti, “particolare rilevanza riveste la costituzione di un Centro di competenza regionale sull’Intelligenza Artificiale nella PA, esperienza al momento unica in Italia, che, all’interno di un Comitato Tecnico, mette insieme soggetti regionali con le cinque Università del territorio pugliese e con AgID, per individuare, definire e sperimentare l’adozione di sistemi e strumenti di IA a beneficio di tutto il territorio regionale – racconta Elefante -. Il Centro, insieme al modello a rete proprio del RTD regionale – costituito dal gruppo di lavoro RTD-diffuso, dalla Rete tra RTD di Regione, in house e agenzie regionali, e dalla Rete tra – è stato considerato strumento replicabile in altre amministrazioni e, come tale, inserito tra gli strumenti mappati nel Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024-2026”.

A fine 2024, “l’Ufficio RTD è stato costituito come Dipartimento per la Transizione Digitale, accorpando ulteriore competenza in ambito ICT per garantire una strategia sistemica e un approccio integrato al tema della digitalizzazione e della transizione digitale”, aggiunge.

ElixForms per il dipartimento per la Transizione digitale della Regione Puglia

Nel contesto del dipartimento guidato da Elefante, tra le principali necessità emerse c’era quella di sostituire i tradizionali processi gestiti con strumenti come PEC ed e-mail, o i residui processi analogici, con flussi di lavoro digital by design, più efficienti, rapidi e sicuri. Tra gli strumenti adottati dall’amministrazione regionale a questo scopo, anche la soluzione elixForms di Anthesi, per la creazione delle istanze online, utilizzata da diversi Dipartimenti di Regione Puglia e, in particolare, dal Dipartimento Agricoltura, Sviluppo rurale ed ambientale: “Una criticità era rappresentata dal fatto di dover apporre firme e caricare numerosi documenti – spiega l’istruttore amministrativo Ilaria Bombacigno -. Con elixForms abbiamo un sistema a supporto dei nostri flussi di lavoro, che diminuisce i tempi di esecuzione dei processi. Per la PA è importantissimo rispettare le scadenze, quindi ciò ci permette di essere conformi alle normative ed efficienti”.

I vantaggi si sono riscontrati anche sulla produttività, oltre che sull’operatività: “L’introduzione del nuovo strumento ci ha consentito di aumentare i moduli attivati, di gestire moltissime istanze e manifestazioni di interesse – precisa Bombacigno -. Nei vecchi moduli gestiti talvolta in modo analogico, c’era ridondanza di informazioni. ElixForms ci ha permesso di avere moduli snelli ed efficienti che permettono al responsabile del procedimento di definire rapidamente, per esempio, una graduatoria in risposta ad un avviso/bando pubblico, con tutte le informazioni necessarie in un cruscotto semplice e tempestivo. I moduli inoltre possono essere modificati ogni volta che lo riteniamo necessario, quindi utilizzandoli anche per altri procedimenti”.

I benefici per la digitalizzazione e innovazione delle PA italiane

Una funzione risultata indispensabile è “l’integrazione dei processi legati al protocollo”, spiega Bombacigno, necessaria a portare atti e documenti di qualsiasi strumento verticale all’interno del sistema unico di gestione documentale regionale. Un piccolo tassello di un’architettura più completa che, invece, ci consente di dare risposte più rapide alle istanze della cittadinanza e delle imprese, erogando i servizi e i benefici oggetto del procedimento”, aggiunge l’ingegnera Bombacigno. Una situazione che si è tradotta in una migliore percezione della PA da parte dell’utenza, in quanto “si percepisce la maggiore efficienza del procedimento – precisa Bombacigno -, c’è rispetto dei tempi previsti e, in caso di necessità, il supporto continuo dell’help desk di Anthesi”. Un aspetto questo “non scontato, che ci aiuta ad andare sempre più verso una digitalizzazione totale”, conclude.

Articolo realizzato in partnership con Anthesi